Betriebskostenvorauszahlung anpassen – Rechte & Pflichten für Mieter & Vermieter

Betriebskostenvorauszahlung anpassen – Rechte, Pflichten und Spielräume

Steigende Energiepreise und allgemeine Kostensteigerungen machen eine vorausschauende Planung der Betriebskosten immer wichtiger. Doch nicht jede Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung ist automatisch zulässig. Das Mietrecht stellt klare Anforderungen an die Voraussetzungen und Abläufe solcher Anpassungen – um sowohl Vermieterinnen als auch Mieterinnen vor Überraschungen zu schützen.

Gesetzliche Grundlage: Betriebskosten nur mit Abrechnung anpassen

Laut § 560 Abs. 4 BGB dürfen Betriebskostenvorauszahlungen nur angepasst werden, wenn zuvor eine formell und inhaltlich korrekte Betriebskostenabrechnung vorgelegt wurde. Diese Abrechnung zeigt auf, ob die bisher geleisteten Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig waren – und bildet damit die Basis für eine Erhöhung oder Senkung.

Wichtig: Die Abrechnung muss vollständig, transparent und nachvollziehbar sein. Fehlerhafte oder verspätete Abrechnungen dürfen nicht als Grundlage für eine Anpassung dienen – mit einer Ausnahme: Selbst nach Ablauf der einjährigen Abrechnungsfrist kann eine Anpassung erfolgen, wenn die verspätete Abrechnung dennoch korrekt ist (BGH, Urteil vom 16.06.2010).

Anpassung nur für die Zukunft zulässig

Eine Anpassung der Vorauszahlung gilt immer nur für zukünftige Abrechnungszeiträume. Rückwirkende Änderungen sind unzulässig (BGH, Urteil vom 18.05.2011). Mieter*innen müssen also nur dann mehr zahlen, wenn sie rechtzeitig über eine korrekte Abrechnung informiert wurden.

Wie oft darf angepasst werden?

In der Regel ist eine Anpassung pro Abrechnungszeitraum zulässig. Weitere Änderungen sind nur gerechtfertigt, wenn es drastische Änderungen der Umstände gibt – etwa extreme Preissteigerungen bei Energie oder Wasser (Amtsgericht Köln, Urteil Az. 210 C 511/11).

Wie hoch darf die neue Vorauszahlung sein?

Der Bundesgerichtshof hat die Faustregel aufgestellt: Eine Erhöhung in Höhe von einem Zwölftel der Nachzahlung aus der letzten Abrechnung ist angemessen (BGH, Urteil vom 28.04.2021 – VIII ZR 22/20). Allerdings darf diese neue Summe keine allgemeinen „Sicherheitszuschläge“ enthalten. Berücksichtigt werden dürfen aber konkrete Preisentwicklungen, etwa angekündigte Energiepreissteigerungen.

Einvernehmliche Vereinbarungen möglich

Unabhängig von der letzten Abrechnung können Vermieterinnen und Mieterinnen jederzeit einvernehmlich neue Vorauszahlungsbeträge vereinbaren. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn sich Kostenentwicklungen bereits abzeichnen, aber die nächste Abrechnung noch aussteht.

Betriebskostenpauschale: Andere Regeln

Wird im Mietvertrag keine Vorauszahlung, sondern eine Betriebskostenpauschale vereinbart, ist eine nachträgliche Anpassung nur dann zulässig, wenn dies vertraglich ausdrücklich geregelt ist (§ 560 Abs. 1 BGB). Ohne diese Vereinbarung ist eine Erhöhung ausgeschlossen – auch bei deutlich gestiegenen Kosten.

Einseitige Erklärung: Wie wird die Anpassung wirksam?

Eine rechtmäßige Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung kann einseitig durch Erklärung des Vermieters erfolgen – etwa per Brief oder E-Mail. Ab dem nächsten Mietzahlungszeitpunkt wird der neue Betrag dann fällig. Bei Streitigkeiten gilt: Die ordnungsgemäße Abrechnung und deren Ergebnis sind ausschlaggebend – nicht das persönliche Empfinden über die Angemessenheit der neuen Summe.

Verjährung beachten

Forderungen aus Betriebskostenabrechnungen verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung dem Mieter zuging. Danach können keine Nachforderungen mehr geltend gemacht werden.

Unser Service für Sie

Als professionelle Hausverwaltung sorgen wir dafür, dass Ihre Betriebskostenabrechnungen fristgerecht, rechtssicher und transparent erstellt werden. Wir passen Vorauszahlungen mit Bedacht an – auf Basis verlässlicher Abrechnungen und im offenen Dialog mit allen Parteien. Gerne beraten wir Sie auch persönlich bei Fragen zur aktuellen Betriebskostensituation.

Um Ihnen das Thema Betriebskostenanrechnung etwas zu erleichtern, haben wir hier die wichtigsten Fragen zur Betriebskostenvorauszahlung zusammengestellt:

FAQ: Betriebskostenvorauszahlungen – Erhöhung, Abrechnung und Ihre Rechte

Was ist eine Betriebskostenvorauszahlung?

Die Betriebskostenvorauszahlung ist ein monatlicher Betrag, den Mieter*innen zusätzlich zur Grundmiete leisten. Sie dient dazu, laufende Nebenkosten wie Heizung, Wasser, Müllentsorgung oder Hausreinigung zu decken. Am Jahresende erfolgt eine Abrechnung, in der die tatsächlichen Kosten den geleisteten Zahlungen gegenübergestellt werden.

Darf mein Vermieter die Vorauszahlung einfach erhöhen?

Nein. Eine Erhöhung der Vorauszahlung ist nur erlaubt, wenn:

  • eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung vorliegt,
  • diese eine Nachzahlung ergibt,
  • und die Anpassung nur für die Zukunft gilt (§ 560 Abs. 4 BGB).

Die neue Vorauszahlung muss sich nachvollziehbar aus der Abrechnung ergeben. Willkürliche Erhöhungen sind unzulässig.

Wie oft kann die Vorauszahlung geändert werden?

In der Regel ist eine Anpassung pro Abrechnungszeitraum zulässig. Eine zweite Erhöhung innerhalb des gleichen Jahres ist nur erlaubt, wenn außergewöhnliche Umstände eintreten – etwa extreme Energiepreissteigerungen.

Wie wird die neue Vorauszahlung berechnet?

Die häufigste Methode: Nachzahlung geteilt durch zwölf. So wird der Fehlbetrag auf den neuen monatlichen Vorauszahlungsbetrag umgelegt. Zusätzlich dürfen konkrete Preisentwicklungen berücksichtigt werden, z. B. eine angekündigte Strompreiserhöhung.

Was passiert bei einer fehlerhaften Abrechnung?

Eine formell oder inhaltlich fehlerhafte Betriebskostenabrechnung darf nicht als Grundlage für eine Anpassung verwendet werden. Erst wenn die Abrechnung korrekt ist, kann darauf aufbauend eine neue Vorauszahlung festgelegt werden.

Was, wenn die Abrechnung verspätet kommt?

Auch verspätete Abrechnungen (nach Ablauf der 12-Monats-Frist) können eine Anpassung rechtfertigen – aber nur, wenn sie sachlich richtig sind. Die Nachzahlung selbst kann dann zwar verfallen, doch die Vorauszahlung darf angepasst werden (BGH, Urteil vom 16.06.2010).

Kann ich einer Erhöhung widersprechen?

Ja – sofern die Abrechnung unklar, fehlerhaft oder nicht nachvollziehbar ist, können Sie Widerspruch einlegen. Die neue Vorauszahlung ist nur dann fällig, wenn sie auf einer rechtmäßigen und transparenten Abrechnung basiert.

Kann ich mich mit dem Vermieter auf einen höheren Betrag einigen?

Ja. Eine einvernehmliche Erhöhung der Vorauszahlung ist jederzeit möglich – auch ohne vorherige Abrechnung. Dies bietet sich an, wenn z. B. absehbare Preissteigerungen auf Mieterwunsch bereits vorab berücksichtigt werden sollen.

Wie lange kann mein Vermieter Nachforderungen geltend machen?

Forderungen aus Betriebskostenabrechnungen verjähren nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde (§ 195 BGB).

Was gilt bei Betriebskostenpauschalen?

Bei einer Pauschale (also einem festen Betrag ohne Abrechnung) ist eine Anpassung nur möglich, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich erlaubt ist (§ 560 Abs. 1 BGB). Andernfalls bleibt der Pauschalbetrag unabhängig von der Kostenentwicklung gleich.

Unsere Empfehlung als Hausverwaltung

Wir achten auf transparente Abrechnungen und faire Vorauszahlungen – sowohl im Interesse der Mieterinnen als auch der Eigentümerinnen. Bei Fragen oder Unsicherheiten beraten wir Sie gern individuell.