Verwalterpyramide – Was der Verwalter alles macht.

Der ehemalige Bundesminister für Raumordnung, Bauwesen und Städtebau, Dr. Oscar Schneider, hat das Berufsbild des Verwalters treffend formuliert: „Der Verwalter hat eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Er hat für bestimmte Angelegenheiten kraft Gesetz die Stellung eines Vertreters der Eigentümergemeinschaft, er leitet die Wohnungseigentümerversamm­lung, er ist verantwortlich für die Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, für die Durchführung der Hausordnung und für die immer wichtiger gewordene ordnungsgemäße Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Die Vielfalt dieser Aufgaben erfordert Qualifikation und Erfahrung auf den verschiedensten Gebieten. Dies reicht von rechtlichen bis hin zu technischen Fragen. Dies erfordert auch sehr viel an psychologischem Einfühlungsvermögen, an Verhandlungsgeschick, um die Interessen der verschiedenen Wohnungseigentümer möglichst auf einen Nenner zu bringen. Der Verwalter ist schließlich auch der Mittler im oft schwierigen Spannungsfeld zwischen Eigentümer und Mieter.“

Grafik der Verwalterpyramide

Die Verwalterpyramide zeigt klar wie viele Aufgaben eine Hausverwaltung im Hintergrund leistet.

Nur das sieht der Eigentümer:

Wirtschaftsplan · Haus­geldabrechnung · Eigentümmerversammlung · Rundschreiben · Aushänge · Mitarbeit bei Anwesen­heit in der Wohnanlage · Individuelle Leistungen wie Beratung und Infor­mation · Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen.

Das sehen die Verwaltungsbeiräte:

Veranlassen von Instandhaltungs- und lnstandsetzungsmaßnahmen (Preis­anfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftrags­vergabe, Rechnungskontrolle) · Be­legprüfung · Vorbereitung der Eigentümerversammlungen · Ortstermine · Beitragsgespräche · Korrespondenz und Verträge · Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung · Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld

Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht:

Kaufmännische Leistungen · Verbuchen sämtlicher Geldein- und ausgänge · Monatliche Sollstellung von Haus­geldbeiträgen · Bearbeiten von Lastschriftbuchungen · Über­wachen von Zahlungseingängen · Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand · Verwalten und Dispo­nieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Spar­konten Rechnungskontrolle · Anweisen und Veranlassen von Zahlungen · Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung Errechnen u. Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksame Leistungen · Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenver­sicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschften · Errechnen u. Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen · Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen · Veranlassen von Heizkostenabrechnungen · Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch) · Kennen und Beach­ten von Lohn-/Einkommenssteuer-/Umsatzsteuergesetz, Ab­gabenverordnung, Grundsteuergesetz etc.

Technische Leistungen · Vorbereiten und Veran­lassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln · Nachhalten von Terminen (Ange­boten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewähr­leistungsansprüchen) · Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister · Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne) · Abschluss von War­tungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwar­tung) · Vorbereiten und organisieren von TÜV-, Brand­schutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tief­garagenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.) · Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Schadens­meldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschl. veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und abrechnen mit Versicherung · Verge­ben/Überwachen von Instandsetzungs- und lnstandhal­tungsmaßnahmen einschl. abrechnen · Beauftragen von Sachverständigen · Kennen und beachten von z.B. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverord­nung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenver­ordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen

Allgemeine Verwaltung · Korrespondenz mit Eigentümern · Verhan­deln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten · Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung · Maßnahmen zur Frist­wahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft · Beraten von Eigentümern, Hausmeistern · Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträge etc.) · Terminab­stimmung, Saalbestellung, Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung · Erstellen der Beschlussniederschrift, einschl. Versenden an alle Eigentümer · Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen · Erteilen von Genehmigungen (Tel., Veräußerungen, Vermietungen, gewerbl. Nutzung) · Ausbilden von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister) · Kennen und beachten von z.B. WEG, BGB, HGB, ErbbaurechtsVO, GrundbuchO, Zwangsversteigerungsgesetz, FGG, Insolvenzverordnung, Nachbarschaftsrecht.

Hier die Verwalterpyyramide als PDF-Datei zum Download:
PDF-Datei Verwalterpyramide

Quelle: BVI Bundesverband der Immobilienverwalter e.V.